Οργάνωση Συνεδρίων

Η e-VIP events & congresses είναι ο επαγγελματίας συνεργάτης σας για την οργάνωση και υλοποίηση πολύπλοκων και απαιτητικών συνεδρίων, συσκέψεων, εταιρικών συναντήσεων, εκδηλώσεων και ταξιδιών κινήτρων (M.I.C.E)

Η οργάνωση επιτυχημένων εταιρικών συναντήσεων περιλαμβάνει την επιλογή του κατάλληλου χώρου, τις μεταφορές και διαμονές των συμμετεχόντων με προσεκτικό χειρισμό όλων των παραμέτρων.

Ο σχεδιασμός και η υλοποίηση ταξιδιών κινήτρων που προάγουν τους εταιρικούς στόχους αποτελεί πρόκληση για μας.

Η οργάνωση επιτυχημένων συνεδρίων πηγάζει από τη γνώση του προορισμού και τις ισχυρές επαγγελματικές σχέσεις με την τοπική αγορά που εξασφαλίζουν την επιτυχία των συνεδρίων ανεξαρτήτως μεγέθους. Σε κάθε εκδήλωση φροντίζουμε την παροχή υπηρεσιών υψηλού επιπέδου.

Αναλυτικά για κάθε συνέδριο αναλαμβάνουμε τα ακόλουθα

Πλήρη
Γραμματειακή
Υποστήριξη

  • Αναλυτικός σχεδιασμός του συνεδρίου, σε συνεργασία με την Οργανωτική Επιτροπή.
  • Αλληλογραφία για τη χορήγηση σχετικών αδειών και εγκρίσεων από φορείς.
  • Επικοινωνία με προσκεκλημένους ομιλητές. Παραλαβή, επεξεργασία και ταξινόμηση Εισηγήσεων και Ανακοινώσεων.
  • Μαζικές αποστολές – ταχυδρομικές και ηλεκτρονικές – των εντύπων του συνεδρίου, για την ενημέρωση των ενδιαφερομένων.
  • Επικοινωνία και συντονισμός με προμηθευτές και χορηγούς.
  • Προεγγραφές συνέδρων, παροχή πληροφοριών, κάλυψη ξενοδοχειακών αναγκών, έκδοση αεροπορικών εισιτηρίων και οργάνωση μετακινήσεων. Υποδοχή στα ξενοδοχεία. Μεταφορά προς και από τον συνεδριακό χώρο.
  • Οργάνωση και προετοιμασία συνεδριακού υλικού.
  • Οργάνωση του συνεδριακού χώρου, κάλυψη από μηχανήματα γραμματειακής υποστήριξης, σήμανση και διακόσμηση χώρων.
  • Διαρκής παρουσία ειδικευμένου προσωπικού στην αίθουσα συνεδριάσεων, για μεταφορά ασυρμάτων μικροφώνων και το service στην αλλαγή των ομιλητών.
  • Μαγνητοφώνηση, βιντεοσκόπηση συνεδριάσεων, διαρκής φωτογραφική καταγραφή.
  • Οργάνωση και επιμέλεια χορηγικών εκθέσεων.
  • Υποδοχή στον συνεδριακό χώρο, παράδοση συνεδριακού υλικού στους συνέδρους

Πρόταση Χορηγίας

Μελέτη και σύνταξη πρότασης χορηγίας, αποστολή της σε εν δυνάμει χορηγούς και επικοινωνία για την έγκρισή της

Αποστολή ευχαριστήριων επιστολών

σε προσκεκλημένους ομιλητές, χορηγούς, συντελεστές και συνεργάτες, καταγραφή θετικών και αρνητικών σημείων, παράδοση φακέλου στην Οργανωτική Επιτροπή.

Δημιουργία Εντύπων (συνεργασία)

Λογότυπο συνεδρίου και σχεδιασμός των εντύπων, αφίσα, πρώτη και δεύτερη ανακοίνωση, τελικό πρόγραμμα, προσκλήσεις και άλλα μικροέντυπα, πιστοποιητικά παρακολούθησης.

Προβολή και Δημόσιες Σχέσεις

Αναλαμβάνουμε την προώθηση και διαφήμιση του συνεδρίου. Δημοσιοποίησή του σε άλλα σχετικά συνέδρια, καταχωρίσεις σε ειδικά έντυπα, αφισοκόλληση σε επιλεγμένους-σχετικούς με το αντικείμενο χώρους. Ενημέρωση και τροφοδοσία των ΜΜΕ, οργάνωση press conference, δελτία τύπου.

Κρατήσεις Δωματίων – Εκδόσεις Εισιτηρίων

Κρατήσεις δωματίων σε επιλεγμένα ξενοδοχεία και σε προνομιακές τιμές για τους συμμετέχοντες στην εκδήλωση, καθώς και κρατήσεις εκδόσεις εισιτηρίων σύμφωνα με τις προτιμήσεις του κάθε συμμετέχοντα.

Oπτικοακουστικά μέσα- Τεχνική Κάλυψη

Οπτικοακουστικά, μεταφραστικά, υπηρεσίες διερμηνείας και απομαγνητοφωνήσεων, τεχνική υποστήριξη.

Οργάνωση Κοινωνικού Προγράμματος

Επιλογή και συντονισμός catering, καθορισμός menu, οργάνωση δεξιώσεων, γευμάτων, δείπνων και coffee breaks. Οργάνωση τελετών έναρξης και λήξης, καθώς και άλλων κοινωνικών εκδηλώσεων στο πλαίσιο του συνεδρίου. Εκδρομές, περιηγήσεις, ξεναγήσεις συνέδρων ή συνοδών μελών.

Διαχείριση Οικονομικών

Οικονομικός έλεγχος και σύνταξη του οικονομικού απολογισμού της εκδήλωσης, οικονομικές διαπραγματεύσεις και συντονισμός με προμηθευτές και χορηγούς, έκδοση παραστατικών – τιμολογίων. Ανάληψη πάσης φύσεως πληρωμών για λογαριασμό της Οργανωτικής Επιτροπής

Ιστοσελίδα Συνεδρίου

Εξειδικευμένοι συνεργάτες μας αναλαμβάνουν την μελέτη, τον σχεδιασμό και κατασκευή του επίσημου διαδικτυακού τόπου της εκδήλωσης.

Πρόσθετες Υπηρεσίες

Ταξίδια κινήτρων

Σε συνεργασία με σας: Πραγματοποιούμε διερευνητικά ταξίδια στον προορισμό επιλογής και διασφαλίζουμε το επιθυμητό επίπεδο ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών. Οργανώνουμε ξεχωριστές – παράλληλες εκδηλώσεις και ειδικές δραστηριότητες. Με ιδιαίτερη προσοχή προσφέρουμε το καλύτερο αποτέλεσμα άμεσα, σύμφωνα με τον διαθέσιμο οικονομικό σας προϋπολογισμό.

Επαγγελματικά Ταξίδια

Φροντίζουμε μέχρι την τελευταία λεπτομέρεια τα επαγγελματικά ταξίδια σας, είτε πρόκειται για αεροπορικά εισιτήρια, είτε για κρατήσεις ξενοδοχείων στην Ελλάδα και το εξωτερικό, για μεταφορές και υπηρεσίες VIP, αλλά και για ενοικίαση αυτοκινήτων.

Ταξίδια

Διαθέτοντας έμπειρο προσωπικό θα σας προσφέρουμε ανταγωνιστικές τιμές και ασύγκριτες υπηρεσίες.

Παρέχονται: Αεροπορικά και Ακτοπλοϊκά εισιτήρια, Κρατήσεις Ξενοδοχείων, Μεταφορές σε όλους τους προορισμούς, Ενοικιάσεις Αυτοκινήτων, Αποκλειστικός ταξιδιωτικός σύμβουλος.

Εταιρικές Συναντήσεις και Εκδηλώσεις

Μπορούμε να σας προτείνουμε ιδέες για ελκυστικούς προορισμούς. Οργανώνουμε επιτυχημένα ταξίδια βασισμένα στις δικές σας ανάγκες επιβράβευσης του προσωπικού σας, δημιουργώντας ένα εξατομικευμένο πακέτο ταξιδίου το οποίο πληροί τις προδιαγραφές σας.